Hazillashish kerakmi yoki yo'qmi?: Ishdan tashqari xabarni qanday yozish kerak

Siz munosib tanaffusga tayyorgarlik ko'rayotganingizda, bajarilishi kerak bo'lgan ishlar ro'yxatingizdagi oxirgi bandlardan biri ofisdan tashqarida (OOO) xabar yozishdir. Ko'pchilik qancha ma'lumot almashish, ularning mavjudligi darajasi va javobga shaxsiyat yoki hatto hazil qo'shish kerakmi yoki yo'qmi degan savolga duch keladi.

Mutaxassislar OOO xabarlari uchun aniq ko'rsatmalar mavjudligini va xatolar kutilganidan ko'ra jiddiyroq oqibatlarga olib kelishi mumkinligini ta'kidlaydilar. Mana, ularning ofisdan tashqarida ideal javob yozish bo'yicha tavsiyalari.

Etiket bo'yicha maslahat beruvchi Debretts samarali avtomatik javob xushmuomala va ixcham bo'lishi, qaytish sanasini ko'rsatishi va agar kerak bo'lsa, muqobil aloqani taklif qilishi kerakligini maslahat beradi. Biroq, ta'til rejalarini batafsil bayon qilish yoki ikkinchi uy yoki qimmat sevimli mashg'ulotlar kabi narsalar bilan maqtanish kabi ortiqcha ma'lumot almashishdan saqlanish juda muhimdir.

Debretts shaxsiy ta'til tafsilotlarini oshkor qilishdan ogohlantiradi. Debretts direktori Rupert Wesson ham ta'tilingiz sabablari haqida "fazilatli signal" bermaslikni maslahat beradi, chunki bu "mag'rur" yoki "juda ko'p harakat qilish" kabi ko'rinishi mumkin. Uning ta'kidlashicha, ba'zilar sizning "oilangiz bilan sifatli vaqt o'tkazayotganingizni" eshitishni yoqtirishlari mumkin bo'lsa-da, ish paytida sizga elektron pochta xabarlarini yuborayotganlar buni g'azablantirishi mumkin.

Aksincha, qaytish sanasi yoki muqobil aloqasiz shunchaki "Men ishda emasman" deb aytadigan minimalist xabar aniqlikdan ko'ra ko'proq chalkashliklarni keltirib chiqarishi mumkin. LinkedIn kompaniyasining karyera bo'yicha mutaxassisi Sharlotta Deyvisning ta'kidlashicha, bu noaniqlik "ehtiyojga qarab" keyingi xabarlarga olib keladi, chunki odamlar qachon javob kutishni yoki boshqa kim yordam bera olishini bilishmaydi.

Deyvisning fikricha, kuchli OOO xabari ikkita narsani amalga oshiradi: u sizning sanalaringizni ko'rsatadi va odamlarni zaxira kontaktga yo'naltiradi. Shuningdek, u jo'nashdan oldin har qanday muhim masalalar bo'yicha muqovalovchi shaxsingizni xabardor qilishni tavsiya qiladi, bu jo'natuvchiga foyda keltiradi va tanaffusingizni himoya qiladi.

OOOlarda shaxsiy aloqa norasmiy jamoa madaniyatiga mos kelishi mumkin bo'lsa-da, elektron pochtada hazil har doim ham yaxshi tarjima qilinmasligini yodda tuting. Wilford Smith yuridik firmasining savdo va marketing bo'limi rahbari Pol Fitssimmons haddan tashqari beparvo yoki kinoyali xabarlar, hatto kulgili bo'lsa ham, muammolarga olib kelishi mumkinligi haqida ogohlantiradi. U "Men hozirda ofisda emasman, bu kompaniya yo'qdek o'zini ko'rsatib ishlayapman"... "Agar shoshilinch bo'lsa, g'amxo'r odamga qo'ng'iroq qiling"... va "Men yo'qligimda olingan elektron pochta xabarlari o'qilmagan holda o'chiriladi" kabi misollarni keltiradi.

Sizning mavjudligingizga oid kutganlaringizni boshqarish juda muhim. 41 yoshli katta savdo bo'yicha direktor Adam Murfet sobiq hamkasbining OOO xabaridagi hazilga mijozning salbiy munosabati tufayli bitimni yo'qotganini eslaydi. Biroq, Murfet shuningdek, hazil odamlarga tobora ko'proq sun'iy intellektga asoslangan aloqa sohasida ajralib turishga yordam berishi mumkinligiga ishonadi. Uning asosiy qoidasi: "Har doim so'rang, elektron pochtaga xuddi shu narsani qo'shasizmi?" U qo'shimcha qiladi: "Siz yuborgan har qanday narsa o'qiladi va odamlar sizni bu boradagi baholaydilar".

Sharhlovchilar tez-tez yo'qligida "elektron pochtaga cheklangan kirish" haqida da'vo qiladigan jo'natuvchilardan norozilik bildirishadi, chunki bu ular hali ham ishlayotgandek aloqani davom ettirishga undashi mumkin. Wessonning ta'tilda elektron pochtalarni tekshirish zarur bo'lsa, kutganlaringizni boshqarish uchun "Men vaqti-vaqti bilan elektron pochtalarni tekshirib turaman" deb aytish yaxshiroq ekanligini ta'kidlaydi. Deyvis chinakam tanaffus uchun "aniq ayting - masalan, "Men bu vaqt ichida elektron pochta xabarlarini tekshirmayman" kabi narsani ayting" deb maslahat beradi. U shunday eslatadi: "Esingizda bo'lsin, Buyuk Britaniyada sizning shartnomangizda boshqacha ko'rsatilmagan bo'lsa, uzluksiz yillik ta'tilga qonuniy huquqingiz bor".

**Ishdan tashqarida mukammal javob berishning asosiy qoidalari:**

1. **Xushmuomala bo'ling:** To'satdan "Men yillik ta'tildaman" degan so'z o'rniga "Elektron pochtangiz uchun rahmat" kabi salomlashish bilan boshlang.

2. **Ma'lum qaytish sanasi va zaxira aloqani ko'rsating:** Barcha aloqa ma'lumotlarining to'g'riligiga ishonch hosil qiling.

3. **Mavjudligingizni aniq ko'rsating:** Kutilgan natijalarni boshqaring va agar siz bilan bog'lanishni istamasangiz, aniq ayting.

4. **Qaytgandan so'ng darhol javob berishni va'da qilishdan saqlaning:** Orqaga qaytish odatiy holdir; "bir necha kun ichida" yanada realistik va'dadir.

5. **Ichki va tashqi aloqalarni nishonga oling:** Agar Outlookdan foydalansangiz, har biri uchun alohida xabarlar o'rnatishni unutmang.

6. **Qaytib kelganingizda ofisda bo'lmaslik rejimini o'chirib qo'ying:** Eskirgan OOO tartibsiz ko'rinishi mumkin.

Manbalar: Debretts, LinkedIn