Ҳазиллашиш керакми ёки йўқми?: Ишдан ташқари хабарни қандай ёзиш керак

Сиз муносиб танаффусга тайёргарлик ко'раётганингизда, бажарилиши керак бо'лган ишлар ро'йхатингиздаги охирги бандлардан бири офисдан ташқарида (ООО) хабар ёзишдир. Ко'пчилик қанча ма'лумот алмашиш, уларнинг мавжудлиги даражаси ва жавобга шахсият ёки ҳатто ҳазил қо'шиш керакми ёки ё'қми деган саволга дуч келади.

Мутахассислар ООО хабарлари учун аниқ ко'рсатмалар мавжудлигини ва хатолар кутилганидан ко'ра жиддийроқ оқибатларга олиб келиши мумкинлигини та'кидлайдилар. Мана, уларнинг офисдан ташқарида идеал жавоб ёзиш бо'йича тавсиялари.

Этикет бо'йича маслаҳат берувчи Дебретц самарали автоматик жавоб хушмуомала ва ихчам бо'лиши, қайтиш санасини ко'рсатиши ва агар керак бо'лса, муқобил алоқани таклиф қилиши кераклигини маслаҳат беради. Бироқ, та'тил режаларини батафсил баён қилиш ёки иккинчи уй ёки қиммат севимли машг'улотлар каби нарсалар билан мақтаниш каби ортиқча ма'лумот алмашишдан сақланиш жуда муҳимдир.

Дебретц шахсий та'тил тафсилотларини ошкор қилишдан огоҳлантиради. Дебретц директори Руперт Вессон ҳам та'тилингиз сабаблари ҳақида "фазилатли сигнал" бермасликни маслаҳат беради, чунки бу "маг'рур" ёки "жуда ко'п ҳаракат қилиш" каби ко'риниши мумкин. Унинг та'кидлашича, ба'зилар сизнинг "оилангиз билан сифатли вақт о'тказаётганингизни" эшитишни ёқтиришлари мумкин бо'лса-да, иш пайтида сизга электрон почта хабарларини юбораётганлар буни г'азаблантириши мумкин.

Аксинча, қайтиш санаси ёки муқобил алоқасиз шунчаки "Мен ишда эмасман" деб айтадиган минималист хабар аниқликдан ко'ра ко'проқ чалкашликларни келтириб чиқариши мумкин. ЛинкедИн компаниясининг карьера бо'йича мутахассиси Шарлотта Дейвиснинг та'кидлашича, бу ноаниқлик "эҳтиёжга қараб" кейинги хабарларга олиб келади, чунки одамлар қачон жавоб кутишни ёки бошқа ким ёрдам бера олишини билишмайди.

Дейвиснинг фикрича, кучли ООО хабари иккита нарсани амалга оширади: у сизнинг саналарингизни ко'рсатади ва одамларни захира контактга ё'налтиради. Шунингдек, у жо'нашдан олдин ҳар қандай муҳим масалалар бо'йича муқоваловчи шахсингизни хабардор қилишни тавсия қилади, бу жо'натувчига фойда келтиради ва танаффусингизни ҳимоя қилади.

ОООларда шахсий алоқа норасмий жамоа маданиятига мос келиши мумкин бо'лса-да, электрон почтада ҳазил ҳар доим ҳам яхши таржима қилинмаслигини ёдда тутинг. Вилфорд Смитҳ юридик фирмасининг савдо ва маркетинг бо'лими раҳбари Пол Фицсиммонс ҳаддан ташқари бепарво ёки кинояли хабарлар, ҳатто кулгили бо'лса ҳам, муаммоларга олиб келиши мумкинлиги ҳақида огоҳлантиради. У "Мен ҳозирда офисда эмасман, бу компания ё'қдек о'зини ко'рсатиб ишлаяпман"... "Агар шошилинч бо'лса, г'амхо'р одамга қо'нг'ироқ қилинг"... ва "Мен ё'қлигимда олинган электрон почта хабарлари о'қилмаган ҳолда о'чирилади" каби мисолларни келтиради.

Сизнинг мавжудлигингизга оид кутганларингизни бошқариш жуда муҳим. 41 ёшли катта савдо бо'йича директор Адам Мурфет собиқ ҳамкасбининг ООО хабаридаги ҳазилга мижознинг салбий муносабати туфайли битимни ё'қотганини эслайди. Бироқ, Мурфет шунингдек, ҳазил одамларга тобора ко'проқ сун'ий интеллектга асосланган алоқа соҳасида ажралиб туришга ёрдам бериши мумкинлигига ишонади. Унинг асосий қоидаси: "Ҳар доим со'ранг, электрон почтага худди шу нарсани қо'шасизми?" У қо'шимча қилади: "Сиз юборган ҳар қандай нарса о'қилади ва одамлар сизни бу борадаги баҳолайдилар".

Шарҳловчилар тез-тез ё'қлигида "электрон почтага чекланган кириш" ҳақида да'во қиладиган жо'натувчилардан норозилик билдиришади, чунки бу улар ҳали ҳам ишлаётгандек алоқани давом эттиришга ундаши мумкин. Вессоннинг та'тилда электрон почталарни текшириш зарур бо'лса, кутганларингизни бошқариш учун "Мен вақти-вақти билан электрон почталарни текшириб тураман" деб айтиш яхшироқ эканлигини та'кидлайди. Дейвис чинакам танаффус учун "аниқ айтинг - масалан, "Мен бу вақт ичида электрон почта хабарларини текширмайман" каби нарсани айтинг" деб маслаҳат беради. У шундай эслатади: "Эсингизда бо'лсин, Буюк Британияда сизнинг шартномангизда бошқача ко'рсатилмаган бо'лса, узлуксиз йиллик та'тилга қонуний ҳуқуқингиз бор".

**Ишдан ташқарида мукаммал жавоб беришнинг асосий қоидалари:**

1. **Хушмуомала бо'линг:** То'сатдан "Мен йиллик та'тилдаман" деган со'з о'рнига "Электрон почтангиз учун раҳмат" каби саломлашиш билан бошланг.

2. **Ма'лум қайтиш санаси ва захира алоқани ко'рсатинг:** Барча алоқа ма'лумотларининг то'г'рилигига ишонч ҳосил қилинг.

3. **Мавжудлигингизни аниқ ко'рсатинг:** Кутилган натижаларни бошқаринг ва агар сиз билан бог'ланишни истамасангиз, аниқ айтинг.

4. **Қайтгандан со'нг дарҳол жавоб беришни ва'да қилишдан сақланинг:** Орқага қайтиш одатий ҳолдир; "бир неча кун ичида" янада реалистик ва'дадир.

5. **Ички ва ташқи алоқаларни нишонга олинг:** Агар Оутлоокдан фойдалансангиз, ҳар бири учун алоҳида хабарлар о'рнатишни унутманг.

6. **Қайтиб келганингизда офисда бо'лмаслик режимини о'чириб қо'йинг:** Эскирган ООО тартибсиз ко'риниши мумкин.

Манбалар: Дебретц, ЛинкедИн