Шутить или не шутить?: Как написать хорошее сообщение об отсутствии на рабочем месте

Готовясь к заслуженному отдыху, вы должны обязательно составить сообщение об отсутствии на рабочем месте (OOO). Многие сталкиваются с проблемой определения объема информации, уровня доступности и того, стоит ли добавлять в ответ что-то личное или даже юмористическое.

Эксперты подчеркивают, что существуют четкие правила для сообщений об отсутствии на рабочем месте, и ошибки могут иметь более серьезные последствия, чем можно предположить. Вот их рекомендации по составлению идеального ответа об отсутствии на рабочем месте.

Консультационная компания Debretts, специализирующаяся на этикете, советует, чтобы эффективный автоматический ответ был вежливым и лаконичным, указывал дату возвращения и предлагал альтернативный контакт, если это уместно. Однако крайне важно избегать излишней информации, такой как подробности планов на отпуск или хвастовство такими вещами, как второй дом или дорогие хобби.

Debretts предостерегает от раскрытия личных подробностей отпуска. Руперт Уэссон, директор компании Debretts, также советует избегать «демонстрации добродетели» в объяснении причин вашего отпуска, поскольку это может выглядеть «самодовольно» или «слишком настойчиво». Он отмечает, что хотя некоторым может понравиться, что вы проводите «качественное время с семьей», те, кто пишет вам электронные письма, находясь на работе, могут счесть это раздражающим.

И наоборот, минималистичное сообщение, просто указывающее «Я в отъезде» без даты возвращения или альтернативного контактного лица, может создать больше путаницы, чем ясности. Шарлотта Дэвис, эксперт по карьере в LinkedIn, объясняет, что эта неопределенность приводит к напоминаниям «на всякий случай», потому что люди не знают, когда ожидать ответа или кто еще может помочь.

Дэвис считает, что четкое сообщение об отсутствии на работе выполняет две задачи: оно указывает ваши даты и направляет людей к резервному контактному лицу. Она также рекомендует проинформировать вашего замещающего сотрудника о любых важных вопросах до вашего отъезда, что выгодно отправителю и гарантирует сохранность вашего отпуска.

Хотя личный подход в сообщениях об отсутствии на рабочем месте может подойти для неформальной командной культуры, следует помнить, что юмор не всегда хорошо воспринимается в электронной почте. Пол Фицсиммонс, руководитель отдела продаж и маркетинга юридической фирмы Wilford Smith, предупреждает, что слишком легкомысленные или саркастические сообщения, даже если они забавны, могут вызвать проблемы. Он приводит примеры, такие как: «Я сейчас вне офиса, делаю вид, что этой компании не существует…», «Если это срочно, позвоните тому, кому это важно…» и «Электронные письма, полученные во время моего отсутствия, будут удалены без прочтения».

Управление ожиданиями относительно вашей доступности имеет решающее значение. Адам Мурфет, 41 год, старший менеджер по продажам, вспоминает, как бывший коллега потерял сделку из-за негативной реакции клиента на шутку в сообщении об отсутствии на рабочем месте. Однако Мурфет также считает, что юмор может помочь людям выделиться в условиях все более управляемого искусственным интеллектом коммуникационного ландшафта. Его эмпирическое правило — спрашивать: «Всегда спрашивайте себя, написали бы вы то же самое в электронном письме?» Он добавляет: «Всё, что вы отправляете, будет прочитано, и люди будут судить вас по этому».

Комментаторы часто выражают недовольство отправителями, которые заявляют об «ограниченном доступе к электронной почте» во время отпуска, поскольку это может способствовать продолжению общения, как если бы они продолжали работать. Уэссон предлагает, если проверка электронной почты во время отпуска необходима, лучше указать: «Я буду периодически проверять электронную почту», чтобы управлять ожиданиями. Дэвис советует, что для настоящего отдыха «скажите об этом четко — что-то вроде: «Я не буду проверять электронную почту в это время»». Она напоминает: «Помните, что в Великобритании у вас есть законное право на непрерывный ежегодный отпуск, если в вашем контракте не указано иное».

**Основные правила идеального ответа об отсутствии на рабочем месте:**

1. **Будьте вежливы:** Начните с приветствия, например, «Спасибо за ваше письмо», а не с резкого «Я в ежегодном отпуске».

2. **Укажите конкретную дату возвращения и резервный контакт:** Убедитесь, что все контактные данные верны. 3. **Четко обозначьте свою доступность:** Управляйте ожиданиями и четко указывайте, если вы предпочитаете, чтобы с вами не связывались.

4. **Избегайте обещаний мгновенных ответов по возвращении:** Наличие задержек — это нормально; «в течение нескольких дней» — более реалистичное обещание.

5. **Уделяйте внимание как внутренним, так и внешним контактам:** Если вы используете Outlook, не забудьте настроить отдельные сообщения для каждого.

6. **Отключайте автоматический ответ по возвращении:** Постоянно отображающийся автоматический ответ может создавать впечатление неорганизованности.

Источники: Debretts, LinkedIn